Privacyverklaring

Als gemeente hebben we een groot aantal wettelijke taken. Onder deze wettelijke taken valt bijvoorbeeld het bijhouden van de Basisregistratie Personen, de uitvoering van de Participatiewet en de Wet maatschappelijk ondersteuning. Hierdoor beschikken we over een grote hoeveelheid persoonsgegevens en verwerken we uw persoonsgegevens ook. De gemeente heeft een verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze informatie om te gaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij te werk gaan tijdens de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens

Bij persoonsgegevens kunt u denken aan uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens zoals vingerafdrukken. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u zich bijvoorbeeld inschrijft bij de gemeente, een paspoort aanvraagt of een vergunning nodig heeft. Ook als u een van de websites van de gemeente bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of via een cookie waarmee bepaalde voorkeuren worden geregistreerd.

Van wie verwerken we persoonsgegevens

Van alle personen met wie we contact hebben of die een website van de gemeente bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen, ambtenaren werkzaam bij de gemeente, raadsleden en leveranciers.

De gemeente verwerkt ook persoonsgegevens van personen die niet staan ingeschreven bij de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die de gemeente verwerkt in het geval we te maken hebben met de nabestaanden inzake de huur van een graf.

Belangrijk: wanneer u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, bent u volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt deze privacyverklaring aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe de gemeente omgaat met hun persoonsgegevens.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens

Gemeente Zuidplas verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder voor:

  • de uitvoering van de wettelijke taken van de gemeente
  • de uitvoering van werkzaamheden in het kader van privaatrechtelijke transacties
  • voor interne analyses waarmee we onze dienstverlening verbeteren
  • voor communicatieactiviteiten. Op basis van gegevens uit interne, externe bronnen en uw bezoek aan onze webpagina’s kan de gemeente u passende en gerichte informatie sturen, bijvoorbeeld via post, telefoon, e-mail of het internet.

  1. Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om
  2. Hoe de gemeente omgaat met uw gegevens
  3. Bezoek aan de website
  4. Uw rechten
  5. Als het niet gaat zoals het hoort
  6. Heeft u nog vragen











 

1. Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om
 

We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk mee om. Bovendien kunt u ons altijd vragen hoe we met gegevens omgaan én kunt u inzage vragen in uw gegevens. Staan uw gegevens verkeerd geregistreerd? Dan passen we ze aan.

Veilig

Uw persoonsgegevens zijn bij de gemeente in goede handen. De gemeente zorgt ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Veilige internettransacties hebben daarbij bijzondere aandacht. Internetcriminelen worden immers steeds slimmer.

Vertrouwelijk

Binnen de gemeente is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang van persoonsgegevens. Daarnaast is ieder afdelingshoofd verantwoordelijk voor een goede omgang met persoonsgegevens binnen zijn afdeling. Via gemeente@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300 kunt u in contact kunt komen met het college of de betreffende afdelingen.

Al onze medewerkers hebben een ambtseed of ambtsgelofte afgelegd en zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens verwerken.

Binnen de gemeente is een functionaris aangesteld die verantwoordelijk is voor een goede naleving van de privacywetgeving. Dit is de functionaris voor gegevensbescherming (FG) mevrouw Mr. B. Hamburger, juridisch adviseur/controller via fg@zuidplas.nl. Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van privacy gerelateerde vragen.

Beveiligen van informatie en persoonsgegevens

De gemeenten in Nederland hebben zich door middel van een convenant verplicht te houden aan een minimaal niveau van informatiebeveiliging. Deze regels zijn vastgelegd in de 'Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten'. (BIG) In deze baseline is opgenomen hoe de gemeente omgaat met de beveiliging van informatie en privacy.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Sinds 25 mei 2018 vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Naast de naleving van de AVG is de gemeente ook gehouden andere regelgevingen na te leven. Ook hier wordt toezicht op gehouden. Denk hierbij aan:

  • de Wet basisregistratie personen
  • de Wet SUWI
  • de Archiefwet

2. Hoe de gemeente omgaat met uw gegevens
 

Gemeente als regisseur

De gemeente heeft ten aanzien van een aantal wettelijke taken wel de regie, maar werkt voor de uitvoering van deze taken samen met andere organisaties. Denk aan de inzet van een GGZ-instelling voor het verlenen van hulp. De omgevingsdienst Midden Holland verleend namens de gemeente onder meer omgevingsvergunningen. In haar rol als bemiddelaar kan de gemeente uw persoonsgegevens aan andere instellingen doorgeven. Ze heeft geen inzage in het inhoudelijke dossier.

Uw persoonsgegevens binnen de gemeente

Voor de doeleinden waarvoor de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan, en voor een efficiënte bedrijfsvoering centraal worden verwerkt door, ondernemingen waar de gemeente aan deelneemt, zoals een gemeentelijke samenwerking.

Uw persoonsgegevens buiten de gemeente

De gemeente valt wettelijk gezien onder het stelsel van basisregistraties. Dit houdt in dat de gemeente persoonsgegevens doorgeeft aan de landelijke database. Denk hierbij aan de Basisregistratie personen die door de gemeente wordt bijgehouden en waarvan onder meer de Belastingdienst gebruik kan maken.

Bij alle publiekrechtelijke processen van de gemeente hebben we de plicht om te werken met de gegevens uit de Basisregistratie personen. Door deze verplichting zijn we ervan verzekerd dat we altijd over de meest recente informatie over u beschikken.

Wat doen we bij fraude en misbruik

Bij fraude of misbruik kan de gemeente uw persoonsgegevens doorgeven aan politie en justitie of aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid en de handhaving van bedrijfsregels. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonsgegevens, om opnames van telefoongesprekken of om IP-adressen van websitebezoekers. Ook bij strafbare zaken zoals het bedreigen van een medewerker heeft de gemeente het recht om informatie door te geven.

3. Bezoek aan de website
 

Als u onze website bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw IP-adres

Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u surft met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. De gemeente houdt anonieme IP-adressen bij om:

  • de dienstverlening te verbeteren

Wat doen we met uw bezoekgegevens

Op de website van de gemeente worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren.

We registreren ook hoe bezoekers door gemeentelijke website klikken. Deze gegevens worden alleen extern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.

Wat zijn cookies

Een cookie is een klein bestand met gegevens dat op uw computer wordt opgeslagen als u een website voor het eerst bezoekt. Cookies kunnen door de gemeente worden geplaatst en uitgelezen. Dankzij cookies hoeft u sommige informatie niet steeds opnieuw in te voeren als u een website opnieuw bezoekt. Er zijn verschillende soorten cookies, waaronder sessiecookies en permanente cookies. Sessiecookies worden van uw computer verwijderd zodra u uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox, Chrome of Safari) afsluit. Permanente cookies blijven op uw computer staan, ook na afsluiten van uw webbrowser. Bij elk volgend bezoek vanaf die computer, tablet of mobiele telefoon wordt deze cookie herkend.

Waarom gebruikt de gemeente cookies

De gemeente plaatst zowel sessie- als permanente cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op gemeentelijke websites heeft bezocht. Daarnaast zijn cookies nodig om transacties te kunnen doen met de gemeente. Zonder cookies is dat niet mogelijk. U kunt zelf uw cookie-instelling bepalen: op niveau basis, persoonlijk of compleet. Het plaatsen van cookies helpt de gemeente ook om onze websites te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.

Kunt u uw cookies blokkeren

U kunt cookies op uw computer blokkeren. Dat kan via de privacy-instellingen van de webbrowser die u gebruikt. Dan worden alle cookies van alle websites die u bezoekt, geblokkeerd. Websites kunnen hierdoor wel trager werken of zelfs helemaal niet. Ook inloggegevens worden niet onthouden.

4. Uw rechten
 

Wat zijn uw rechten

Via deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over wat de gemeente met uw persoonsgegevens doet. U hebt recht op duidelijke informatie. U kunt ons bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn. Ook kunt u ze laten corrigeren als ze niet juist zijn. Als u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken voor persoonlijke informatie of nieuwsbrieven kunt u dit aangeven.

Wilt u uw persoonsgegevens inzien

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens. U krijgt de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt. Een verzoek hiervoor kan schriftelijk worden ingediend. Vaak zullen we contact opnemen om duidelijk te krijgen welke gegevens u precies wilt zien, zodat u antwoord krijgt op uw vraag.

Wilt u uw persoonsgegevens corrigeren

Als uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u de gemeente vragen om deze gegevens aan te passen. Dit noemen we het recht van correctie (rectificatie en aanvulling). U kunt uw gegevens laten aanpassen door contact op te nemen met de functionaris gegevensbescherming via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.

Wilt u dat uw persoonsgegevens niet meer worden gebruikt

U hebt het recht aan de gemeente te vragen om in bepaalde situaties uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit noemen we het recht van beperking van de verwerking. U kunt uw gegevens beperken door contact op te nemen met de functionaris gegevensbescherming via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.

Wilt u uw gegevens laten verwijderen

U hebt het recht te vragen gegevens te verwijderen. Dit noemen we het recht op gegevenswissing (vergetelheid). Het verwijderen van gegevens is niet altijd mogelijk. Zo is het niet mogelijk om je gegevens uit de Basisregistratie personen te laten verwijderen. Daarnaast is de gemeente gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Alleen wanneer er geen wettelijke noodzaak meer is voor het bijhouden van uw gegevens, kunnen deze verwijderd worden. Denk hierbij aan het vernietigen van uw gegevens na een sollicitatie. U kunt uw gegevens laten verwijderen door contact op te nemen met de functionaris gegevensbescherming via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.

Heeft u bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens

Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens of tegen een vorm van verwerken dan kunt u ook een contact opnemen met de gemeente. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door contact op te nemen met de functionaris gegevensbescherming via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.

5. Als het niet gaat zoals het hoort
 

Datalekken

Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat de gemeente daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en willen indien nodig de betrokken personen informeren over het verlies.

Mochten uw gegevens betrokken zijn bij een datalek van de gemeente, dan:

  • informeren we u dat dit is gebeurd en welke informatie is gelekt;
  • vertellen we welke maatregelen wij hebben getroffen om schade te voorkomen en welke maatregelen u zelf kunt treffen;
  • documenteren we alle relevante informatie, zodat we u kunnen helpen mocht u door het datalek schade ondervinden.

Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct. Dit kunt u doen via de functionaris gegevensbescherming via fg@zuidplas.nl.

6. Heeft u nog vragen
 

Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat deze privacyverklaring niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen hebben over een casus of dossier, dan kunt u hiervoor allereerst bij uw contactpersoon om informatie vragen. Weet u niet wie dat is, wilt u dit niet of heeft u geen contactpersoon, dan kunt u ook direct de functionaris gegevensbescherming benaderen via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.

Heeft u klachten

Mocht u klachten hebben over de dienstverlening van de gemeente of over hoe we omgaan met persoonsgegevens, dan horen we dat graag. U kunt contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via fg@zuidplas.nl, via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300 of u dient een klacht in via de pagina 'Klacht indienen'.

Pagina opties

Wat vindt u van deze pagina?